وصف الدورة

تعتبر الإدارة من أبرز الأنشطة في أي نظام اقتصادي وهي العنصر الجوهري الذي تعتمد عليه المجتمعات في سبيل تحقيق أهدافها القومية وفى سبيل تقدمها، ويمكن استخدام الإدارة في عدة أوجه مختلفة من أوجه الحياة، من أهم هذه الأوجه هو استخدام الإدارة في تنظيم المكاتب، أي ما يطلق عليه بالإدارة المكتبية. وتهدف الإدارة المكتبية إلى تنمية الكفاية الإنتاجية ومن المتفق عليه أن هناك عدة أمور معينة ينبغي دراستها والعناية بتوفيرها لتنمية الكفاية الإنتاجية سواء في المصنع أو المكتب أو أي مجالات أخرى من مجالات الإدارة. وفي أي منظمة أو مشروع مهما كان نوعه أو حجمه توجد الكثير من الأنشطة والخدمات المساعدة التي تتعلق بتصنيف وحفظ الملفات ومعالجة البريد الصادر والوارد وكتابة الرسائل والمذكرات وأعمال الطباعة والنسخ وكل ما يتعلق بترتيب وتصميم المكاتب. كل هذه الأعمال وغيرها تستمد أهميتها من ضرورتها لمختلف الأنشطة الأخرى للمنظمة أو المشروع. ويعتبر القيام بالأعمال السابقة وإدارتها بأفضل ما يمكن عنصر ا مهم ا مساعد ا يخفف عن كاهل المديرين وباقي العاملين في المنظمة الاهتمام بالأعمال الأخرى الفرعية التي قد تشغلهم عن التفرغ الكامل لأداء عملهم الفني التخصصي على أكمل وجه. وهذا ما يطلق عليه بالإدارة المكتبية أو إدارة المكاتب أو إدارة السكرتارية... إلخ حيث تختلف التسمية من بلد إلى أخر ومن منظمة إلى أخرى وكذلك قد توجد كقسم وليس إدارة في بعض المنظمات الصغيرة يقوم ببعض الأعمال التي ذكرت سابقا. ويمكن تعريف الإدارة المكتبية بأنها "التخطيط والتنظيم والتوجيه والإشراف والرقابة والمتابعة للأعمال المكتبية التي تهدف إلى إدارة ورقابة الأفراد والطرق والموارد والآلات للحصول على أفضل النتائج الممكنة بأعلى جودة وبأقل تكلفة ممكنة". كما تعرف الأعمال المكتبية بأنها "مجموعة العمليات الضرورية لأداء الوظائف الإدارية المختلفة، والتي لا تستطيع الإدارات والأقسام في المنظمة تنفيذ مهامها والوصول إلى تحقيق أهدافها بدونها". كما يقصد بالأعمال المكتبية جميع الأعمال التي تجري في المكتب بشكل متكرر وروتيني، وبما يلبي احتياجات أداء الوظائف، مثل استقبال المعلومات ومعالجتها وحفظها بغرض توفير خدمات التزويد بها للأفراد العاملين في المنظمة وخارجها، والقيام بالاتصالات الإدارية بغرض تيسير إنجاز المهام، والرفع من مستوى الأداء الإداري وكفاءته.

الهدف العام من الدورة

تطبيق مفهوم الإدارة المكتبية المتقدمة ووظائفها المختلفة بإتقان .

الأهداف التفصيلية للدورة

أن تكون المتدربة في نهاية البرنامج التدريبي قادرة على أن

1. ان تنشى نظام متكامل للمعلومات والمحافظة على تدفقها بشكل مستمر والعمل على توثيقها بشكل علمي ومنطقي لتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة والاستفادة منها مستقبلا
2. ان تعد شبكة اتصالات فعالة تربط جميع الأفراد في الوحدات الإدارية مع بعضهم البعض وتربط المنظمة بالبيئة الخارجية.
3. ان تعدد التسهيلات الكبيرة التي وفرتها التقنيات المكتبية في إنجاز العمل وما يتطلبه ذلك من ضرورة ضمان كفاءة الاستخدام، وتوفير مستلزماتها والحفاظ عليها.
4. ان تعدد الأعمال المكتبية وتنظيمها بما يحقق كفاءة الأداء من خلال تبسيط الإجراءات المعتمدة في العمل المكتبي والتخلص من تعقيد العمل المكتبي والالتزام بالمدة الزمنية اللازمة للإنجاز وإدارة النماذج وصيانتها.
5. ان تهيىء البيئة المادية المناسبة للعمل المكتبي وتوفير جو عمل مريح وصحي يحفز على أداء العمل من خلال توفير كافة الأدوات والتجهيزات والمستلزمات الضرورية لإنجاز العمل. 
6.